湖北省重点建设项目档案验收实施办法(征求意见稿)

第一章  总  则

          第一条  为加强我省重点建设项目档案管理工作，规范重点建设项目档案专项验收工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据《湖北省档案条例》、《湖北省人民政府公布继续实施的行政许可事项：许可规定及实施机关的决定》（湖北省人民政府令第268号）和国家档案局、国家发改委印发的《重大建设项目档案验收办法》等有关法律法规制定本实施办法。

          第二条  本实施办法适用于湖北省各级人民政府每年审定公布的重点建设项目和全省各级项目主管部门每年审定的建设项目。

          第三条  我省各级档案行政管理部门每年根据各级人民政府公布的重点建设项目名单和各级项目主管部门审定的建设项目名单，对项目档案工作实行分级管理。

第四条  项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理范畴，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第五条  项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得通过项目竣工验收。

属交通、能源、社会事业、城建环保和水利类项目不论是否实行竣工验收，都必须通过档案专项验收。

第二章  项目档案的管理

第六条  为切实保证我省重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全，各级档案行政管理部门要加强对各级重点建设项目档案的全程管理，建立项目档案登记和项目档案巡回检查制度。

第七条  项目档案的登记工作。

（一）省、市、州、县公布的重点建设项目，均须进行建设项目档案登记；

（二）建设项目档案登记工作实行统一管理、分级负责的原则，各级档案行政管理部门负责本级重点建设项目登记工作；

（三）省重点建设项目的登记。新增项目于项目开工后6个月内、继建项目每年一次，分别按照《湖北省重点建设项目档案登记表》（附件1）的要求，认真填写，报省档案局；

（四）市、州、县重点建设项目的登记。以市、州为单位汇总，报省档案局备案。

第八条  项目档案的巡回检查工作。

（一）项目建设期间，各级档案行政管理部门要加强对项目档案的形成、收集、积累、预立卷情况的检查和指导，加强对项目档案的同步监督管理；

（二）各级档案行政管理部门与同级项目主管部门一起组织开展定期巡回检查活动，对项目档案工作管理较好的单位进行表彰，对管理不善的单位予以通报批评，情况特别严重的，将按照国家有关法律规定，追究相关责任人的法律责任。

第三章  验收组织

    第九条  项目档案验收的组织。

（一）国家重点建设项目，档案的验收组织工作按照国家有关规定执行；

（二）列入省重点建设项目的，由省档案局组织项目档案的验收；

（三）列入市、州、县重点建设项目的，由市、州、县档案局组织项目档案的验收；

（四）各级项目主管部门管理的建设项目，由各级项目主管部门会同同级档案行政管理部门组织项目档案的验收；

（五）各企事业单位自主投资的建设项目，由各单位档案部门组织项目档案的验收；

（六）省档案局对各级档案行政管理部门、省及省以下各级项目主管部门组织的项目档案验收进行监督、指导工作。各级档案行政管理部门、项目主管部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预验收。

    第十条  项目档案验收组的组成。

    （一）省档案局组织的项目档案验收，由省档案局、省直项目主管部门、项目所在地档案行政管理部门等单位组成；

（二）市、州、县档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成；

（三）项目主管部门组织的项目档案验收，由项目主管部门、同级档案行政管理部门等单位组成；

（四）凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位；

（五）项目档案验收组人数一般为5人以上的单数，组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第四章   验收依据及前提条件

第十一条  项目档案验收应根据DA／T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业主管部门制定的规范性文件及有关电子文件管理的规范、标准。

第十二条  项目档案验收应具备的前提条件。

    (一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，具备竣工验收条件；

    (二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

    (三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

    (四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第十三条  项目档案验收前，项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》(附件3)进行全面自检。

第五章  验收申请

第十四条  项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《湖北省建设项目档案验收申请表》(附件2)。

第十五条  项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。

    第十六条  项目档案验收申请报告的主要内容：

    (一)项目建设及项目档案管理概况；

    (二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

    (三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

    (四)存在的问题及解决措施。

第六章  验收程序及要求

    第十七条  项目档案验收应在项目竣工验收之前完成。

    第十八条  项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

    第十九条  项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

    第二十条  项目档案验收会议的主要议程：

（一）项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

（二）项目主要监理单位汇报项目档案质量的审核情况；

    （三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

    （四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；

（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见；

（六）项目档案验收组成员签字。

第二十一条  检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

项目档案整体数量在3000卷以内的，抽查档案的数量应不少于100卷；整体数量在3000卷以上的，抽查档案的数量按5﹪～10﹪抽取。

第七章    验收意见

    第二十二条  项目档案验收意见的主要内容：

    （一）项目建设概况；

（二）项目档案管理情况，包括：项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；

（三）建设项目竣工验收后，项目档案移交的意见；

    （四）存在问题、整改要求与建议。

第二十三条  项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

    第二十四条  项目档案验收合格的，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。项目建设单位（业主）应将项目档案验收意见书作为项目竣工文件收集归档。

    第二十五条  项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得通过项目竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。造成项目档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

第八章    附则

第二十七条  我省行政区域内的其他建设项目档案验收工作，可参照本办法执行。

    第二十八条  本办法由湖北省档案局负责解释。

第二十九条  本办法自颁布之日起施行。

 

    附件：1．《湖北省重点建设项目档案登记表》

          2.《湖北省重点建设项目档案验收申请表》

          3.《重点建设项目档案验收内容及要求》

附件1

湖北省重点建设项目档案登记申请表

项目名称

项目所在地

批准立项机关

建设单位或项目法人

地　址

邮政编码

上级主管部门

批准概算总投资

计划工期

至

主要设计单位

主要施工单位

主要监理单位

档案资料管理部门名称

隶　属　部　门

地　址

电　话

负责人

专职档案人员数量

项目建档时间

对项目档案日常监督、指导的上级单位

填表单位

填报单位　　　 （盖章）　　　 年　月　　日

 

 附件2

湖北省重点建设项目档案验收申请表

 

项目名称
审批(核准)机关		立项日期
投资规模		建设时间
建设单位 (法人)		设计单位
主要施工 （安装）单位		主  要 监理单位
计划档案 验收日期		计划竣工 验收日期
联系人		联系电话
地址／邮编		电子信箱
申请单位 自检意见	(单位盖章) 年    月    日
验收组织 单位意见	(单位盖章) 年    月    日

 

附件3

 

 重点建设项目档案验收及要求

一、 项目档案的基础管理工作

（一）项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

（二）项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

（三）项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。

（四）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。

（五）配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。

（六）采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。

（七）保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。

二、项目档案的完整、准确、系统情况

    （一）按照DA／T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合行业标准及项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

（二）项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB／T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》等有关国家、行业的标准规范。

三、项目档案的安全

（一）档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

（二）档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

（三）归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

（四）采取有效措施保证档案实体和信息安全。